El modelado de objetivos y de procesos en manuales administrativos

Información del Documento

  • Titulo

    El modelado de objetivos y de procesos en manuales administrativos
  • Autor (es) / Colaborador(es)

    Sophia CarolinaBarrios Rangel
  • Institución

    Universidad de Los Andes - Facultad de Ciencias Económicas y Sociales - Centro de Investigaciones y Desarrollo Empresarial (CIDE)
  • Tipo Documento

    Trabajo de ascenso
  • Resumen

    En la Universidad de los Andes, el responsable de la realización de los manuales de las distintas dependencias administrativas es la Dirección de Servicios de Información Administrativa (DSIA). Esta es una dependencia adscrita al Vicerrectorado Administrativo de la ULA, que nace el 18 de septiembre del año 2000 por Resolución Nº 1526 del Consejo Universitario de la Universidad de Los Andes. La metodología utilizada por el DSIA para la realización de los manuales, es la establecida por el Método BMM (Business Modeling Method o Método de Modelado de Negocios) desarrollada por la Prof. Judith Barrios y el Prof. Jonás Montilva de la Facultad de Ingeniería de la Universidad de los Andes, la cual hace uso del lenguaje UML (Unified Modeling Language o Lenguaje Unificado de Modelado). Esta metodología consta de seis etapas a saber: 1) Preparación Organizacional 2) Entendimiento del Proceso Actual 3) Rediseño del Proceso 4) Desarrollo del Manual 5) Aprobación e Implementación del Manual 6) Medidas, Controles y Mejoramiento Continuo. Esta metodología se comenzó a implantar en el DSIA desde el año 2005, cuando el Ingeniero y Profesor Gustavo Briceño, en ese entonces Coordinador de la Unidad de Desarrollo de Sistemas y Servicios de Información (UD-DSIA), tomó la iniciativa de realizar los manuales usando como premisa el método de BMM con un doble propósito: que la información recogida por los manuales fuese útil para el resto de los Grupos Técnicos de Trabajo de esa Coordinación del DSIA para el desarrollo de software, y que el manual finalizado como documento permitiera cumplir con la obligación establecida por la Contraloría General de la República, respecto al control interno. Paralelamente a ello, en la Facultad de Ciencias Económicas y Sociales de la ULA, se comenzó a incorporar, de manera informal, el Modelado de Objetivos y de Procesos en la materia de Sistemas y Procedimientos I, para las carreras de Licenciatura en Administración y Licenciatura en Contaduría Pública, por iniciativa de la profesora Karelys Paredes a partir del año 2005, luego de haber recibido inducción de la profesora Judith Barrios (autora del Método BMM) en uno de los cursos de postgrado que Paredes estaba realizando en el CIDE como parte de su formación de Magister en el año 2003. En el año 2009, la profesora Sophia Barrios fue designada por el Decano de FACES, Prof. Raúl Huizzi, en el Proyecto de Generación de los Manuales de Organización de la FACES ULA, trabajo que se emprendió buscando la asesoría del DSIA, en vista de que los manuales debían ser realizados bajo la metodología que dicho ente estableciera como estándar para toda la universidad. En esta experiencia se tuvo la oportunidad de trabajar con la Ingeniero Elvia Abreu, Especialista Organizacional y Líder del Área de Modelado de Sistemas y Desarrollo Empresarial del DSIA, además de que se logró asistir al Módulo de Requisitos de Software ofrecido por la Profesora Judith Barrios y Jonás Montilva a través de la empresa Biosoft C.A, donde ellos imparten los conocimientos referentes al Método BMM. Esto de alguna manera le permitió a la profesora, conocer el Método y ponerlo en práctica en la realización de Manuales Administrativos. Posteriormente en el año 2012, la Cátedra de Gerencia General y de los Recursos Humanos de FACES, decide formalizar este tema como parte del contenido programático de la materia de Sistemas y Procedimientos I para la carrera de Licenciatura en Administración, atendiendo a las necesidades del Proyecto de Actualización Curricular de dicha carrera. Por las razones antes mencionadas, se comenzó a generar una necesidad de información dentro de la Facultad de Ciencias Económicas y Sociales, respecto al uso y aplicación del Método BMM en la generación de los Manuales Administrativos, especialmente en dos de los Modelos que dicho método incorpora y que son la base para los manuales: el Modelado de Objetivos y el Modelado de Procesos. Respecto a estos temas no hay una bibliografía que explique los Modelados de una manera clara y comprensible, pues la mayoría de esta información se encuentra dirigida a Ingenieros en Sistemas con un lenguaje poco comprensible, aparte de que el trabajo original de la Profesora Judith Barrios se encuentra en francés. Por tal motivo se consideró necesaria la elaboración de un libro práctico que explicara la esencia del Método BMM, el Modelado de Objetivos y de Procesos, el Lenguaje UML, y su aplicación práctica para el desarrollo de Manuales Administrativos o de cualquier otro documento que requiera de un Modelado de Negocios. En este sentido, el libro va dirigido para profesores y alumnos interesados en el área de modelado, y Analistas de Sistemas que estén interesados en la aplicación de dicho Método. El libro se encuentra dividido en cuatro capítulos: Capítulo I: denominado Introducción al Modelado de Negocios donde se explica temas como: el control, los manuales administrativos, el modelado de negocios y el lenguaje UML o lenguaje unificado de negocios Capítulo II: denominado Definición del Sistema de Negocios donde se hace una introducción al término sistema y luego se explica la manera cómo se define gráficamente el sistema de negocio. Capítulo III: denominado Modelado de Objetivos donde se explican los temas asociados a éste modelado: objetivos, misión, visión, valores organizacionales, y el Modelado de Objetivos Capítulo IV: denominado Modelado de Procesos donde se explica temas como: los procedimientos, los procesos, la cadena valor, el árbol de procesos y procedimientos, los diagramas de procesos y los diagramas de actividades. Al final del libro se encuentran tres (3) Apéndices, que amplían de manera práctica algunos de los temas desarrollados en los dos últimos capítulos, a fin de facilitar su comprensión. Es importante resaltar que este libro fue elaborado con base en información documental sobre el tema, además de la combinación de la experiencia de la autora en el área y la respectiva asesoría de la profesora Judith Barrios quien apoyó desde un principio esta iniciativa, y quien se mostró presta a corregir el trabajo una vez finalizado, en vista de que el mismo está basado en la propuesta que dicha profesora desarrolló.